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规避“藏”在医疗设备采购细节中的风险

来源:茸茸网

第二军医大学第三附属医院仪器科 金鑫 刘吉祥   编者按:   看似比较简单的医疗设备采购过程,其实隐藏着许多风险因素。其中任何一个细微的疏忽和失误都有可能为日后医疗设备的使用埋下隐患,甚至给患者和医院的利益带来巨大损失。本文作者通过对医疗设备采购过程的分析阐述了这样一个观点:在医疗设备采购中发现和避免医疗设备风险,除了要求医院采购人员具备丰富的经验外,最重要的是不放过每一个细节。   医疗过程是具有一定风险的,而医疗设备在整个医疗过程中起到非常重要的作用。如果在医疗事故中有涉及医疗设备的问题,那么医疗设备的采购和管理部门就有不可推卸的责任。因此,在医疗过程中,除了临床人员需承担大部分风险外,医疗设备采购和管理部门也要承担一部分风险。那么,如何在早期的采购过程中发现医疗设备隐藏的风险,怎样有效地规避风险呢?   供应商资质审核放在首位   必须将医疗设备资质证明文件的收集、整理和审核列为医疗设备采购工作的首位,绝对不能待医疗设备到货验收后再进行。   在采购医疗设备时,应充分了解该医疗设备的性能参数以及需要哪些资质证明等具体情况,而不能片面考虑价格与折扣。这样才可以在医疗设备未进入医院前把好头一关,为以后的医疗设备采购与风险规避打下基础。   一般情况下,医疗设备的资质证明应包括营业执照、医疗器械经营企业许可证、医疗器械注册证、医疗器械注册登记表等。对于一些较为特殊的医疗设备,还另需计量强检证等资质文件。   医院医疗设备部门的工作人员还应对一些细节多加留意,比如资质文件的有效期及是否加盖公司公章等。医疗设备的授权书也是十分重要的,特别是大型医疗设备(如核磁共振仪、平板数字减影机等)的授权书涉及售后维修服务等问题,切不可有所遗漏,否则将给院方的利益带来损失,甚至会使医院陷入产权纠纷。这对医疗工作的开展是极为不利的。   听取使用部门意见   在采购医疗设备时,还应对产品的配置及价格进行确认。有时看上去区别不明显或者型号有细微差别的医疗设备,价格差异较大。因此,应充分了解所购医疗设备的市场价格,同时对医疗设备供货商的报价单进行仔细研究,以防止在细节上被供货商“钻空子”。   此外,还应充分听取临床使用科室的意见,了解医疗设备的用途与使用范围。如专科医院的一些医疗设备仅需使用与专科相关的医疗设备配件,所以在采购该类医疗设备时,仅购买所需的配件即可,而不必将所有的配件都购置齐全。这样可为医院节省一笔不必要的开支。   仔细审核购销合同   商务购销合同是医院利益的重要保障。在与医疗设备供应商签订购销合同时,医院人员应对购销合同进行仔细的研究,对其中不恰当的商务条款进行修改,注意避免某些供应厂商的“商务陷阱”,以保证医院的利益不受损失。   近年来,上海市医疗设备器械管理质量控制中心对其辖区内各家医院的商务购销合同进行了规范统一,以标准商务购销合同样版的形式推荐给医院使用,这样不仅规范了医院的医疗设备采购工作,同时也使医院的利益得到了更好的保证。   需要强调的几点是:一要在签订商务购销合同时注意供应厂商的交货日期。尽量要求其在医院规定的日期内到货。如果未能在购销合同规定期限内到货,医院应及时按照双方协定的索赔条款索赔。二要注意付款方式及付款日期。一般情况下,国内贸易的商务购销合同应以到货验收合格后付款为宜。这种付款方式使医院的采购风险有效降低,既保证了医院的利益,又可节省医院的流动资金,甚至可以避免一些诸如供货方携款潜逃等特殊事件的发生。三是重视索赔条款。在签订商务合同时,索赔条款常常被院方忽视,这种行为是极其错误的。如果没有合理的索赔条款,那么在供应商违反商务购销合同条款的情况下,医院的切身利益就可能受到损害。索赔条款的签订一般是由医院设备采购部门与供应厂商协商完成的。采购人员应在签订索赔条款时为院方争取尽可能大的权益。   签收仔细严谨   医疗设备的签收工作要求仔细、严谨,绝不可轻易进行签收。因为一旦签收货物后,就意味着医院承认货箱完好无损,由此引发的一系列问题将由医院承担。在签收时,一些细节往往容易被忽略,而这些通常是一些涉及责任或是医院利益的关键所在。作为医疗设备采购管理部门,应最大限度地注意细节,有效地规避风险。   在医疗设备运抵医院时,应对货箱的完好度进行检查,重点观察外箱是否在搬运过程中受到过撞击或是破损。如果发现类似情况,应拒绝收货,及时与供应商联系,明确责任。   医院常遇到外贸医疗设备在被运抵医院时已经开封的情况。这可能与货物进关时,国家商检局对货物进行商检有关。在遇到这种情况时,院方人员应及时联系外贸代理公司,确定箱体开封的具体原因再签收货物。   体积较大的货箱上一般都附有一些特殊的标识,例如防倒标识等。在签收货物前应查看货箱上的标识是否完好。如果防倒标识变色或者缺失,应拒绝签收,并与外贸公司和供货商取得联系,查明具体原因。   有些医疗设备的卸货工作是由医院自行完成的。院方人员在检查完上述需注意的细节后应使用安全的工具进行卸货工作,防止意外情况发生。   到货后不可“高枕无忧”   虽然医疗设备制造商对其产品的制造工艺进行严密的质量和技术监控,但依然存在残次率的问题。因此,不能在医疗设备安全到货后就觉得可以高枕无忧,继而放松警惕。   医疗设备的拆箱验收在医疗设备的采购部门、使用部门以及供应商工程师三方同时在场的情况下方可进行。在开箱后,应对医疗设备的主机、配件、耗材和试剂等一系列箱内的物品进行清点。按照装箱单与配置清单上所列物品内容逐一与实物进行核对,以防供应商在发货时由于工作疏忽等原因造成配件遗漏或者不齐全等。同时,应检查医疗设备主机外观是否有瑕疵或缺损、配件是否为全新、有无使用过的痕迹等。待以上各项检查完毕后,方可由供应商的专业工程师对医疗设备进行安装与调试。   由于医疗设备的使用直接关系到病人的生命安全,因此在新的医疗设备投入使用前,应进行细致的检查与校正,做好测试调校工作,使医疗设备的精确度与各项参数达到最佳标准。在安装验收工作完成后,仪器设备采购部门还应督促供应商组织医疗设备使用部门的人员接受操作培训,以避免由于使用人员对医疗设备的操作不熟练或误操作而引发医疗设备故障及使用问题。

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